Die Warteschlange im Web-Client
Kurz gesagt
- „Erforderliche Metadaten“ sorgt dafür, dass neue Dateien erst sichtbar werden, wenn alle Pflicht-Tags ausgefüllt sind.
- „Manuelle Moderation“ verlangt zusätzlich die Freigabe durch einen Moderator. Beide Funktionen sind unabhängig voneinander nutzbar.
- Einschalten als Administrator im Web-Client: drei Punkte oben rechts, „Einstellungen“, „Warteschlange“.
- Offene Elemente finden Sie über die Sanduhr in der Symbolleiste.
Die ausführliche Anleitung mit Screenshots folgt unten.
Die Warteschlange im Web-Client besteht aus zwei Funktionen: „Erforderliche Metadaten“ und „Manuelle Moderation“.
Mit „Erforderliche Metadaten“ verhindern Sie, dass Dateien ohne Tags in den Katalog gelangen. Sie legen fest, welche Tags jede Datei haben muss. Neu importierte Dateien landen zunächst in der Warteschlange und lassen sich erst suchen, herunterladen oder exportieren, wenn alle Pflichtangaben ausgefüllt sind.
„Manuelle Moderation“ fügt eine zweite Freigabestufe hinzu: Moderatoren prüfen, ob neue Dateien in den Katalog passen, bevor sie für alle sichtbar werden. Ist zusätzlich „Erforderliche Metadaten“ eingeschaltet, prüfen sie dabei auch die eingetragenen Tags.
Beide Funktionen können Sie unabhängig voneinander einschalten.
Erforderliche Metadaten einschalten
Melden Sie sich als Administrator im Web-Client an, klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte und wählen Sie „Einstellungen“.
Klicken Sie im folgenden Fenster auf „Warteschlange“, schalten Sie „Erforderliche Metadaten“ ein und fügen Sie über die Auswahlliste die Pflicht-Tags hinzu. Hier schalten Sie auch die manuelle Moderation ein.
Ein Klick auf den Pfeil nach unten zeigt alle Metadatenfelder, die Sie als Pflichtfeld festlegen können.
In unserem Beispiel sind „Kunde“ und „Stichwörter“ Pflichtfelder. Kann ein Feld mehrere Werte aufnehmen, erscheint zusätzlich „Minimale Anzahl von Tags“.
Mit dem Papierkorb entfernen Sie ein Feld wieder aus der Liste.
Erforderliche Metadaten nutzen
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Sanduhr, um die Warteschlange zu öffnen. Die Zahlen in den roten Kreisen zeigen, wie viele Elemente noch offen sind.
Hier erscheinen nur Bilder, die nach dem Einschalten der Funktion importiert wurden.
Vergeben Sie im folgenden Fenster die Tags. Sind alle Pflichtangaben ausgefüllt, erscheint der Schalter „Ausblenden“. In unserem Beispiel mussten mindestens drei Stichwörter vergeben werden.
Mit „Ausblenden“ entfernen Sie die Bilder aus der Warteschlange.
Danach finden Sie die Dateien über ihre Tags. Ist zusätzlich die manuelle Moderation eingeschaltet, sehen die Dateien zunächst nur Administratoren und die Person, die sie importiert hat. Für alle anderen werden sie erst sichtbar, wenn ein Moderator sie freigibt.
Manuelle Moderation
Ist diese Funktion eingeschaltet, muss ein Moderator jede hochgeladene Datei freigeben, bevor sie in den Katalog aufgenommen wird.
Sind beide Funktionen eingeschaltet, müssen auch die Pflicht-Tags ausgefüllt sein. In dringenden Fällen kann ein Administrator eine Datei aber auch ohne vollständige Tags freigeben.
Melden Sie sich dazu als Administrator an und klicken Sie auf die Sanduhr. Dort finden Sie zwei Bereiche: „Erforderliche Tags eintragen“ und „Elemente bestätigen“.
Klicken Sie auf „Elemente bestätigen“ und zeigen Sie mit der Maus auf eine Datei. Klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie „Bestätigen“. Sie können auch mehrere Dateien auf einmal auswählen und bestätigen.
Fehlen bei einer Datei noch Pflichtangaben, können Sie sie bei Bedarf trotzdem bestätigen und damit für alle Benutzer freigeben.
